Invitation to the Jää ry Annual General Meeting

[stalker]

Dear Member of the Association,

the Annual General Meeting of Jää ry will be held in the Executive Meeting Room (Johtokunnan Huone) of Hotel Arthur in Helsinki, Finland (Vuorikatu 19) on the 1st of April 2006 commencing at 12:00.

Members of the Association (year 2005 or 2006) are invited to join the Meeting. Please inform of your participation to the Meeting by e-mail to vivian@icesus.org no later than 29.3.2006.

The Agenda of the Meeting is as follows:

1. Opening of the meeting
2. Selection of the chairman of the meeting, secretary of the meeting, two inspectors of the minutes, and if needed, two scrutineers.
3. Verification of the legitimacy and quorum of the meeting
4. Approval of the agenda of the meeting
5. Presentation of the balance of the accounts, annual report and the report of the accountants
6. Approval of the balance of the accounts and freedom from liability
7. Approval of the plan of action, the budget and the amount of the membership fee and joining fee.
8. Election of the chairman of the board and other members of the board
9. Nominating an accountant and his/her substitute
10. All other matters stated in the invitation of the meeting are handled

The Board of Jää ry proposes for point 7 of the Agenda the Membership fee for year 2006 as 50 eur and joining fee as 0 eur.

The Board notes that contrary to previous years, the Board has sought to modernize the invitation to the Annual General Meeting by applying the possibility as set out in the rules of the association in announcing the Meeting via a local newspaper and by using the website of the association. This serves both in cutting costs and expediting communications. Also the Minutes of the Meeting will be posted immediately after the Meeting to the website.

Best Regards,

Board of Jää ry


In accordance with the official language of the association the invitation is herewithafter provided also in Finnish:


Hyvä Jää yhdistyksen jäsen,

yhdistyksen vuosikokous pidetään 1.4.2006 Helsingissä Hotel Arthurin Johtokunnan huoneessa osoitteessa Vuorikatu 19 klo 12:00 alkaen.

Kokoukseen ovat kutsuttuja kaikki yhdistyksen jäsenet (vuosi 2005 tai 2006). Pyydämme ilmoittamaan osallistumisesta
sähköpostitse osoitteeseen vivian@icesus.org viimeistään 29.3.2006.

Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus.
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan tilintarkastaja ja hänelle yksi varamies
10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen hallitus esittää vuoden 2006 jäsenmaksun vahvistamista 50 euroon ja liittymismaksun 0 euroon.

Toiminnan kehittämiseksi yhdistyksen hallitus aikaisemmista vuosista poiketen kutsuu vuosikokouksen koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti ilmoittamalla siitä yhdistyksen kotipaikalla ilmestyvässä sanomalehdessä ja käyttämällä yhdistyksen icesus.org -forumia. Tavoitteena on parantaa yhteydenpitoa jäseniin nopeuttamalla viestinvälitystä sekä vähentämällä siitä aiheutuvia kuluja. Lisäksi kokouksen pöytäkirja julkaistaan viipymättä kokouksen päätyttyä tällä forumilla.


Parhain terveisin,

Jää ry:n hallitus